产品经理百宝箱第38讲:知识管理系统

知识管理(Knowledge Management,KM)是一种策略,可以将企业的知识资产转化为更高的生产力、价值和竞争力,利用集体智慧来提高响应能力和创新能力。它通常是一个由个人或团体控制的数据库,可将信息用于实践。

知识管理(Knowledge Management,KM)是一种策略,可以将企业的知识资产转化为更高的生产力、价值和竞争力,利用集体智慧来提高响应能力和创新能力。它通常是一个由个人或团体控制的数据库,可将信息用于实践。

知识管理旨在使用集成方法来识别、捕获、评估、检索和共享企业的所有信息资产,这些资产可能包括数据库、文档、政策、程序以及以前未捕获到的个人专业知识和经验。

知识必须被创造和利用,还需要将其从隐性知识转换为显性知识,才能对许多人有用。

  • 隐性(软)知识:围绕个人经验中嵌入的无形因素的知识。通常是信仰、价值观、原则和道德的形式,指导个人的行为,嵌入个人的想法、见解、价值和判断力中,只能通过与有知识的个人直接协商和沟通才能访问。
  • 显式(硬)知识:存储在半结构化内容(例如文档、电子邮件、语音邮件或视频媒体)中的知识。可以用正式语言表达,很容易传播给其他人。也称为硬知识或有形知识,它以系统的方式从一个人传达给另一个人。

隐性知识通过转换模式向显性知识转变,这是社会化、外部化、组合、内部化(SECI)的过程,知识进入螺旋式不断的创造和利用过程,其质量和数量从个人扩展到群体,然后扩展到组织。

当企业可以综合其业务中的矛盾(例如全球化和本地化问题以及其他对立面)然后找到平衡时,知识的价值也将变得更加有用。企业管理知识的能力越强,尤其是在市场上交换的知识,就越能自我维持并具有竞争优势。管理知识的过程如下:

  1. 知识的发现:公司拥有的知识,以及可利用的信息,以前未被发现的知识。
  2. 知识的组织和评估:确定可以使用的资源并指出优点和缺点,管理层需要将知识组织成可管理的内容。
  3. 知识共享:知识共享可以描述为推或拉。后者是指知识工作者主动寻找知识来源(例如,图书馆搜索,寻找专家,与同事合作等),而知识推送是指将知识推送到用户(例如,新闻通讯,不请自来的出版物)等。
  4. 知识重用。
  5. 知识创造:随着用户的实践和学习,不断转移、组合和转换不同类型的知识。
  6. 知识获取:企业可以尝试从外部来源获取的知识。

KM生命周期

  1. 创造知识
    信息和知识的创造可以发生在任何地方,是个人创造性思维和行动的结果,必须鼓励所有个人参与贡献,增加信息和知识的可用性。
  2. 获取知识
    通过确定知识的价值来保存知识的行为,包括硬(显式)知识和软(隐性)知识。这一点至关重要,IBM曾聘请了外部记者采访他们自己的员工,以了解他们如何做出导致成功结果的决策。
  3. 知识转移
    将知识输入转换为利益相关方可以解决的标准格式行为。它包括将数据组织到主题组中以满足用户的需求。
  4. 分享知识
    知识共享阶段是生命周期中最重要的阶段。如果KMS要成功,整个企业的人都必须愿意分享他们的知识和经验。
  5. 使用知识
    这是KMS的回报。分享过去的经验和知识有助于防止错误的发生,并为企业的机会创造新的更好的答案。也在这个阶段中,创建新知识并将其反馈给第一阶段。
  6. 知识的处置
    随着新思想的产生,最佳方法及实践都将改变,因此保持知识仓库中所有过时的信息和过去的最佳实践的重要性很重要。

开发KMS流程

  • 使用、制定、执行、利用
  • 交流、部署传播、共享
  • 编译、形式化、标准化、说明
  • 评估、验证
  • 获取、创建、发现
  • 不断发展,改进、维护、刷新
  • 存放、固定、保存、保留

KMS主要组成部分

  • 内容
    任何企业KMS的内容应主要包括为企业提供竞争优势的数据、信息和知识。企业的主题专家应根据理事机构的要求定期对KMS进行审查。KMS还应包括外部内容,例如培训课程,白皮书以及其他相关信息或知识。
  • 可用性
    可用性是指如何使知识可用。它必须对所有需要在日常工作中访问知识的员工在任何网络中都易于使用。有效的KMS包括易于使用的内容创作和发布解决方案,内容发布必须简单并且不需要编程或其他特殊技能,接受所有格式,例如HTML,Flash,PowerPoint,流视频等。强大的KMS包括交互式模拟,案例研究或游戏,在线技能练习,测试和反馈。
  • 协作管理
    KMS需要根据需要进行协作,交互,在线学习和指导,包括小组会议,虚拟培训,工作会议和知识增长会议等。KMS提供了便于管理,跟踪,共享,归档和提供战略业务知识的基础结构。强大的KMS还可以跟踪所有访问权限及其对满足业务需求的方式和对投资回报的影响,使用KMS可以进行技能搜索,员工评估,申请人筛选等。
  • 生成器
    可以从任何平台和操作系统访问的KMS。它将合并多种形式的内容,包括PowerPoint、多媒体、基于Web的资料、流视频、共享白板和共享软件。此外,它将提供互联网协议语音会议音频,现场应用程序演示、轮询、实时反馈和响应、网络巡回、文本聊天等。
  • 交付方式
    通过网络访问,可以轻松便捷地提供KMS。KMS可用于面对面的交流中捕获数据,信息和知识。

知识管理是一种工具,它为需要正确的知识资产以实现业务战略目标以保持可持续性的个人在各个阶段的创新过程中提供知识资产的输入。知识管理特别依赖于技术和IT,但也具有其自身的规模和流程,以使其在传播导致系统和持续创新的知识时具有适应性和实用性。

主要参考资料:
H. James Harrington, Frank Voehl. The Innovation Tools Handbook Volume 1 :Organizational and Operational Tools, Methods, and Techniques that Every Innovator Must Know

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