产品经理百宝箱第42讲:项目管理

项目管理是指项目相关的知识、技能、工具和技术在项目活动中的应用,目的是满足或超越项目利益相关者的需求和期望。

项目管理(Project Management ,PM)是指项目相关的知识、技能、工具和技术在项目活动中的应用,目的是满足或超越项目利益相关者的需求和期望。

项目计划应基于两个主要计划且得到这两个计划的支持:

  • 商务计划(BP):BP是包含业务目标、被认为可以实现的原因、所需的资源以及实现这些目标的计划的一组正式陈述,它还包含有关实现这些目标的企业或团队的背景信息。
  • 年度运营计划(AOP):AOP是对业务短期目标的正式声明,这些目标应被认为是可以实现的原因,实现这些目标的计划以及为公司各部门批准的资金(预算)。它包含在战略计划的未来(第一至第三年)实施计划中。它还可能包含有关企图实现这些目标的企业或团队的背景信息。其结果之一是为将在来年实施该计划的每个经理和员工进行绩效计划。AOP通常仅称为操作计划(OP)。

如果要满足利益相关者的需求和期望,对项目进行有效管理非常重要。项目经理应负责定义一个过程,通过该过程可以启动、控制并成功完成项目。这需要以下条件:

  • 项目按时完成
  • 项目在预算中完成
  • 输出符合规格
  • 客户满意
  • 项目使团队成员感到满意

企业提供产品和服务的生命周期如下:

  • 概念和定义
  • 设计与开发
  • 创建产品或服务
  • 安装
  • 操作和维护
  • 处置

传统上,项目遵循从概念到终止的阶段模式。每个阶段都有其区别于其他阶段的特定特征,每个阶段构成逻辑序列的一部分,在该逻辑序列中,逐步定义最终产品或服务的基本和技术规范。

成功的项目经理应该了解,在制定项目计划时必须考虑四个关键因素。所有这四个因素都有一定程度的重叠,但首先应独立考虑,然后再考虑。

为了有效地管理项目,将要求项目经理解决所定义的11个要素。

  • 项目集成管理:项目集成管理包括识别、定义、组合、统一和协调项目管理过程组内的各种过程和项目管理活动所需的过程和活动。
    • 项目计划制定-将其他计划过程的结果放入一个一致,连贯的文档中。
    • 项目计划执行-通过执行其中包含的活动来执行项目计划。
    • 总体变更控制-协调整个项目中的变更。
  • 项目范围管理:项目范围管理包括确保项目包括成功完成项目所需的所有工作(仅包括所需工作)所需的过程。
    • 启动-委托组织开始项目的下一阶段。
    • 范围规划-制定书面范围声明,作为将来项目决策的基础。
    • 范围定义-将主要项目可交付成果细分为更小,更易于管理的组件。
    • 范围验证-正式接受项目范围。
    • 范围变更控制-控制项目范围的变更。
  • 项目时间管理:项目时间管理包括管理项目的及时完成所需的过程。
    • 活动定义-确定为产生各种项目可交付成果而必须执行的特定活动。
    • 活动排序-识别和记录交互依赖性。
    • 活动持续时间估算-估算完成单个活动所需的工作周期数。
    • 进度表开发-分析活动序列,活动持续时间和资源需求以创建项目进度表。
    • 进度控制-控制对项目进度的更改。
  • 项目成本管理:项目成本管理包括与计划、估算、预算、融资、资金、管理和控制成本有关的过程,以便可以在批准的预算内完成项目。
    • 资源计划-确定每项项目活动应使用哪些资源(人员,设备,材料)以及每种资源的数量。
    • 成本估算-估算完成项目活动所需资源成本的近似值(估算值)。
    • 成本预算编制-将总成本估算分配给各个工作项目。
    • 成本控制-控制项目预算的变更。
  • 项目质量管理:项目质量管理包括执行组织的过程和活动,这些过程和活动确定质量政策,目标和责任,以便项目能够满足其开展的需求。
    • 质量计划-确定哪些质量标准与项目相关,并确定如何满足这些标准。
    • 质量保证-定期评估项目的总体绩效,以确保项目将满足相关质量标准。
    • 质量控制-监视特定项目的结果,以确定它们是否符合相关的质量标准,并确定消除性能不佳原因的方法。
  • 项目人力资源管理:项目人力资源管理包括组织,管理和领导项目团队的过程。
    • 组织计划-识别,记录和分配项目角色,职责和报告关系。
    • 人员招募-获取分配给该项目并在该项目上工作所需的人力资源。
    • 团队开发-开发个人和团队技能以提高项目绩效。
  • 项目沟通管理:项目沟通管理包括确保及时、适当地计划、收集、创建、分发、存储、检索、管理、控制、监视和最终处置项目信息所需的过程。
    • 沟通计划-确定利益相关者的信息和通信需求:谁需要什么信息,何时需要它们以及如何将其提供给他们。
    • 信息分发-及时向项目涉及人员提供所需的信息。
    • 绩效报告-收集和传播绩效信息。这包括状态报告,进度测量和预测。
    • 行政关闭-生成,收集和传播信息以正式确定阶段或项目完成。
  • 项目风险管理:项目风险管理包括执行风险管理计划、识别、分析、响应计划以及控制项目风险的过程。
    风险识别-确定哪些风险可能影响项目并记录每个特征。
    • 风险量化-评估风险和风险相互作用,以评估可能的项目结果的范围。
    • 风险响应开发-定义针对机会和威胁响应的增强步骤。
    • 风险响应控制-响应项目过程中的风险变化。
  • 项目采购管理:项目采购管理包括从项目团队外部购买或获取产品、服务或结果所需的过程。
    • 采购计划-确定要采购什么以及何时采购。
    • 招标计划-记录产品要求并确定潜在来源。
    • 征集-酌情获取报价,出价,要约或建议。
      来源选择-从潜在卖方中进行选择。
    • 合同管理-管理与卖方的关系。
    • 合同平仓-合同的完成和结算,包括任何未清项目的解决。
  • 项目利益相关者管理:项目利益相关者管理包括识别受项目影响的所有人员或组织,分析利益相关者的期望和对项目的影响以及制定适当的管理策略以使利益相关者有效参与项目决策和执行所需的过程。
  • 项目信息管理:项目信息管理包括了解项目与处理,分析和报告相关数据以及捕获与项目绩效相关的知识有关的需求所需的活动。
    • 管理信息系统规划-确定使用数据,信息和获取知识的项目要求,然后定义如何满足这些需求。
    • 管理信息系统的实现-获取或开发所需的软件包,以及获取所需的设备。
    • 管理信息系统培训-对信息系统进行培训,并使用人员将使用的特定信息技术来支持项目。
    • 文档化—对管理信息系统进行文档化,以便可以对其进行有效维护。
    • 报告-将分析的信息提供给管理信息系统输出的用户,以便他们可以管理,控制和改进项目及其输出。
    • 集成-将单个项目的管理信息系统集成到整个组织使用的总质量信息系统中。

组织变更管理(OCM)
这是项目管理的一部分,直接针对项目的人员。OCM帮助准备好因项目而抵抗变化的人们,这些人要么生活正在更改的过程中,要么因工作而改变了生活。

  • OCM计划-定义更改的阻力级别,并准备计划以抵消阻力。
  • 定义角色并发展能力-确定谁将担任发起人,变更代理人,变更目标和变更倡导者。然后,培训每个人如何执行特定角色。
  • 建立刻录平台-定义为何需要更改现状流程,并准备一个定义将来状态解决方案将如何减轻现状痛苦的愿景。
  • 转换管理-实施OCM计划。测试是否有黑洞和缺乏接受度。对受影响的人员进行变更所需的新技能培训。

主要参考资料:
H. James Harrington, Frank Voehl. The Innovation Tools Handbook Volume 1 :Organizational and Operational Tools, Methods, and Techniques that Every Innovator Must Know

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